효과적인 PT기법

[중앙일보 김필규] 지난해 한국관광공사에 입사한 박미영(37.씨)는 프레젠테이션 덕을 톡톡히 봤다. 면접 코스중에 '5분 프레젠테이션'과정이 있었는데 이전 직장에서 쌓은 경험이 밑거름이 됐다. 그는 해외사업 관련 보고 업무를 많이 해 관광공사가 제시한 주제를 남보다 일목요연하게 풀어 갈 수 있었다. 박씨는 "다른 합격 요인도 있었겠지만 특히 프레젠테이션이 면접관의 마음을 움직인 것 같다"고 말했다. 요즘 웬만한 기업들은 프레젠테이션(이하 PT) 능력을 많이 따진다. 직장을 옮길 때나 몸값을 올리기 위해서도 PT는 직장인의 '필수 기술'이 됐다. 하지만 PT를 준비할 시간은 언제나 모자란다. 짧은 시간 안에 준비해야 하고, 또 주어진 시간 내에 상대방을 설득하는 작업이 PT다. PT 기획.제작 전문업체인 굿디넷의 조진영(37.여) 대표의 도움을 받아 '일주일 만에 준비하는 PT' 요령을 정리했다. 조 대표는 부산이 2005 아태경제협력체(APEC) 정상회의를 유치할 때 PT 전략을 짰다. 현재 삼성.현대 등에서 '파워포인트 디자인 스킬업' 이란 PT 과정을 강의하고 있다. 조 대표는 "청중이 3일 동안 PT 내용을 기억하면 성공적으로 PT를 한 것"이라며 "요령도 중요하지만 철저한 준비가 PT의 성패를 가른다"고 말했다.

D-6·7　주제·목표 설정, 자료 수집

주제만 잘 잡아도 '절반은 성공'이다. '무엇'을 '왜' 설명해야 하는지를 파악한 뒤 관련 자료를 모아야 한다. 이때 인터넷 자료보다는 서적.논문 자료를 인용하는 것이 좋다. 국회도서관.국립중앙도서관 등에 가면 관련 자료를 찾을수 있다. 업체에서 발행한 사보.브로슈어도 좋은 참고서다. 관련 전문가를 직접 만나 촬영.녹취한 뒤 현장감 있게 활용하는 것도 PT의 설득력을 높인다. 땀방울이 배어 있는 PT는 언제나 좋은 점수를 얻는다.

D-4·5　콘텐트 구성, 원고 작성

수집한 자료를 바탕으로 PT를 할 장소나 상황, 청중의 기호 등에 맞춰 내용을 구성한다. PT의 종류에 따라 조금씩 다르긴 하나 일반적으로 PT의 골격은 ▶서론(회사 소개, 시장 추세, 문제점 제기, 프로젝트 추진 배경, 프로젝트 제안 배경, 업계 동향) ▶본론(프로젝트의 전략과 문제 해결점, 영업 실적 보고, 제품의 특징과 장점 소개) ▶결론(기대 효과, 추진 계획, 업무 목표 설정, 회사 비전 등) 등으로 구분하는 것이 좋다.

D-3　시청각 자료 준비

콘텐트를 돋보이게 하는 것은 시청각 자료다. 눈에 쏙 들어오도록 간결하게 만들어야 한다.

D-2　PT 완성과 연습

PT 화면에 넣는 문장은 간결해야 한다. 전문 용어는 쉽게 풀어준다. 어려운 대목에선 적절하게 유머를 구사한다. 또 PT와는 별도로 설명 노트를 따로 준비한다.이 노트에 PT 순서에 맞게 꼭 언급해야 할 주요 단어.내용을 메모한다. 그러나 이는 발표 중 슬쩍 참고하는 '커닝페이퍼'일 뿐, 회의 내내 이를 보며 진행하면 PT가 산만해진다.

D-1　최종 연습

실제로 시간을 재가며 발표 당일과 똑같이 연습한다. 프로젝터.레이저포인터 등 발표 장비를 점검한다. 발표장의 마이크 등 음향시설 등도 미리 살펴야 한다. 실제 상황에서 작동이 안 되면 낭패다.

D-데이　복장 점검과 표정 연습

다시한번 PT 내용을 머릿속에 잘 정리한다. 당일에는 의상.화장.표정에도 세심한 신경을 써야 한다. PT는 크게 ▶관심 집중시키기▶주제 전달▶자료의 근거 설명▶Q&A 시간 할애' 등 4단계로 진행된다. PT 내내 이 순서에 맞춰 설명하도록 노력해야 한다. 일관성이 있어야 한다는 뜻이다. 주제를 이야기할 땐 핵심이 되는 내용을 먼저 거론한다. 또 청중이 궁금해 할 만한 요소를 조금씩 남겨 자연스럽게 질문을 유도하는 것도 PT 기술의 하나다.

김필규 기자

상황별 프레젠테이션 이렇게 하라

프레젠테이션은 상황과 주제에 따라 형식과 진행방법을 달리해야 한다. 여러 상황에 맞는 프레젠테이션 준비법을 소개한다.

◆ 가상 사업 계획, 신제품 발표 =먼저 시장상황이나 소비 트렌드 등과 관련한 객관적인 자료를 수집해 일목요연하게 분석해야 한다. 특히 주제를 준 사람이 바라는 것이 뭔지를 살펴 PT의 순서를 정하는 것이 중요하다.

◆ 업무와 영업보고 = 숫자를 설명하는 요령이 중요하다. 이를테면 매출액을 설명할때 예상 밖으로 많이 팔린 물건의 특성 등을 붙이면 좋다.이를 위해 회사의 사업구조에 대한 정보를 많이 모아야 한다. 구구절절 숫자만 나열하면 면접관의 주목도가 떨어진다. PT 마무리 단계에선 업무나 영업의 개선 방향을 제시해야 한다.

◆ 회사 설명회, 투자 설명회 =투자자의 마음을 사로잡는 것이 가장 중요하다. 투자를 하면 왜 좋은지를 설득력있게 설명해야한다. 이때 외부의 객관적 전망을 곁들이면 좀 더 설득력이 있을 수 있다. 또 투자자가 나름대로 따져볼 수 있도록 회사의 장기 비전이나 주요 경영진의 프로필을 자세히 설명할 필요가 있다.

◆ 외국어 프레젠테이션 = 외국인들은 숫자를 중시하기 때문에 매출구조나 영업이익율 등을 자세히 설명해야한다. 한국의 정치상황이나 노사문제 등 시사상식도 PT전에 공부해야한다.출처:중앙일보