명함교환 예절

친구나 애인은 처음보다는 두 번, 세 번 오래도록 두고 볼수록 장점을 찾을 수 있지만 비즈니스는 그러기가 쉽지 않다. 실제로 첫인상에서 받은 인상이 그대로 업무로 이어지는 게 일반적이다. 단정한 옷차림, 밝은 표정, 활달한 말투 등 좋은 이미지를 위한 기본적인 사항들은 자주 강조하고 의식하지만 의외로 명함 매너에 대해서는 놓치는 경우가 많다. 명함의 에티켓이 중요한 이유는 ‘상황’ 때문이다. 명함은 처음으로 만나는 상대와 주고받는 인사의 한 과정으로 상황 자체가 나와 회사의 첫인상을 보여주는 자리가 된다. 또 상대가 나를 기억할 수 있는 유일한 단서일 수 있다.


처음 만나는 자리는 누구에게나 어색하다
모 기업의 임원에게 소개를 받는 자리가 있었다. 직원은 나를 임원실로 데려간 뒤 “우리 상무님이십니다. 그럼 말씀 나누세요.”라고 한 뒤 사무실에서 나가버렸다. 나도 당황했지만 그 임원도 머쓱해하는 기색이 역력했다.

제대로 하려면, 그 임원에게 나를 먼저 소개하고, 그다음에 내게도 “상무님입니다. 이러저러 용무에 대해 얘기 나눠주시면 감사하겠습니다.”라고 설명하는 형식을 취했어야 옳다. 임원에게도 다시 “그룹 사보 관련해 확인하셨으면 하는 것들이 있다고 사전에 전달했습니다.”라고 마무리 지으면 좋았을 것이다. 게다가 그 직원의 존칭과 경어도 틀리게 사용하고 있었다.

처음 만나는 자리란 누구에게나 어색하고 머쓱하다. 그냥 덜렁 소개만 하고 나가버리는 경우도 그렇고 양쪽에 뒤죽박죽 극존칭 식의 예의를 벗어난 방식은 안하느니만 못하다. 양쪽 모두 어색하지 않도록 부드럽고 유연하게 소개하고 분위기를 이끌어 가면 누구나 좋아하게 된다. 물론 익숙하지 않으면 어려운 일이다. 복잡하다고해서 대충 끝내버리는 경우도 많다. 경력이 낮고 젊은 직원일수록 그런 비율이 높은데, 확실히 프로페셔널과는 거리가 있게 느껴진다. 반대로 소개를 하는 자리에서 능숙하게 잘하면 남달라 보인다.

일대일이 아닌 여럿이 소개를 주고받는 경우는 복잡하고 어수선해 자칫 실수하기 쉽다. 침착하게 순서를 기억하도록 하자. 기본적으로는 어리고 직위가 낮은 사람부터 소개하는 것이 원칙이다. 또 제 삼자로서 두 사람에게 서로를 소개할 경우는 여성에게 남성을, 직위가 높은 사람에게 낮은 사람을, 고객에게 상사를 소개한다. 나이보다는 직급이 우선. 상사가 고객에게 직원을 소개하는 경우도 있다. “저는 000사의 000부장입니다. 이쪽은 000차장입니다. ”자신을 소개하고 나서 직원을 소개하면 된다.

연령이나 사회적 지위가 모두 비슷한 경우는 소개하는 사람이 있는 위치에서 가까운 사람부터 소개한다. 처음 만나는 사람에게 자신의 이름을 밝히면서 “홍자, 길자, 동자입니다”라고 하는 경우가 종종 있는데 이렇게 이름자를 나누는 것은 자신의 부모 이름을 말할 때뿐이다. 상대방이 알아듣기 쉽게 또박또박 “저는 홍길동입니다”라고 하면 된다.

명함은 곧 그 사람이다
요즘 유행하는 말 중에 ‘진정성’이라는 것이다. 가식이나 허위가 아닌 진심의 가치를 뜻한다. 모든 매너의 기본은 ‘상대의 입장’을 배려하는 것. 명함 매너도 마찬가지다. 주섬주섬 뒤져서 앞뒤 구분도 없이 쑥 내미는 (실제로 가장 흔한 케이스다) 명함이 좋게 기억될 리 없다. 명함을 주고받는 목적은 ‘상대로 하여금 나를 좋게 기억되도록 하기’ 위해서다.

필요한 순간에 명함이 없어 쩔쩔매는 일이 없도록 언제나 여유 있게 준비하도록 한다. 또 명함지갑을 따로 사용한다. 명함지갑을 쓰지 않는 경우는 미리 꺼내어 건넬 준비를 하더라도 지갑 속을 뒤져 꺼내는 것은 예의가 아니다. 또 명함지갑은 언제나 가장 꺼내기 쉬운 위치에 두도록 한다.

또, 받은 명함을 보지도 않고 어딘가로 쓱 집어넣기도 한다. 매너 없이 명함을 주는 경우보다 매너 없이 명함을 받는 경우가 사실은 더 많다. 반드시 두 손으로 받도록 하고, 받은 뒤 명함에 쓰인 회사명과 직함, 이름을 소리 내 읽도록 한다. 읽기 어려운 한자나 영어라면 “이 글자는 어떻게 읽습니까?” 라고 묻는 것이 예의다. 또 그 사람이 보는 자리에서 명함에 메모하는 것은 대단한 실례다. 명함은 곧 그 사람이라고 생각하면 된다. 아무렇게나 다루는 모습을 보여서는 안된다.

또 지금 다니는 직장이 없더라도 명함은 있는 것이 좋다. 물론 직장을 다닐 때처럼 명함을 주고받는 일이 빈번 하지는 않지만 그야말로 자신의 이름과 연락처를 전하는 인사의 도구로 필요하기 때문이다. 일러스트레이터나 사진가 등 프리랜서들 중 명함을 갖고 있지 않은 것을 크리에이터로서 당연하게 생각하는 경우도 있는데, 결코 프로페셔널하지 못한 착각이다. 오히려 자신의 크리에이티브가 잘 살아난 명함을 갖고 있는 것이 더 돋보인다. 미국, 유럽의 전업주부들도 자신의 이름과 연락처가 적힌 명함을 갖고 있다.

프로페셔널하지 못한 크리에이터들처럼 프로페셔널하지 못한 직원은 이러한 매너의 필요성을 인지하지 못하고 중요성을 간과한다. 물론 업무적으로 중요한 관계라는 사전 인포메이션이 되어있으면 긴장하여 깍듯해지고 노력을 할 것이다. 그러나 처음 만나는 사람, 앞으로 어떻게 될지 잘 모르는 상대에 무감각하게 쉽다. 자신도 모르게 권위적이고 사무적으로 대하게 되는 것이다.

그러나 누군가를 처음 만나고 나면 대체로 셋 중 하나다. 기분 좋게 기억하거나, 기억을 못하거나, 기분 나쁘게 기억한다. 친구나 애인은 처음보다는 두 번, 세 번 오래도록 두고 볼수록 장점을 찾을 수 있지만 비즈니스는 그러기가 쉽지 않다.


TIP 반드시 기억해야 할 명함 에티켓
명함을 건넬 때
·급작스런 상황이 아니라면 반드시 미리 꺼내 준비하고 있어야 한다.
·고객, 윗사람, 연장자보다 먼저 명함을 꺼낸다.
·상대에게 바로 읽히는 방향으로 건넨다.
·여럿에게 동시에 건넬 때는 지위가 높은 순으로 전한다.
·직함과 이름을 밝히며 명함을 건넨다.

명함을 받을 때
·두 손으로 명함을 받고 뒤집어 보거나 할 때도 두 손을 사용한다.
·테이블을 사이에 두고 있다면 미팅하는 동안 테이블 위, 보기 편하면서 나와 가까운 위치에 반듯하게 올려놓는다.
·상대의 직급과 이름을 가급적 자주 언급하도록 해 친근감을 주고 어색함을 좁힌다.
·자리를 마무리하고 인사를 나누면서 명함을 명함지갑 등에 집어넣는다.  출처:매경